אוטומציה למרפאת שיניים - יומן מלא, מזכירה משוחררת
תיאום תורים אוטומטי, תזכורות בוואטסאפ ורשימת המתנה חכמה שממלאת ביטולים לבד - כך מרפאת שיניים שומרת על יומן מלא בלי שהמזכירה תהיה על הטלפון כל היום, ובלי חלונות ריקים שאוכלים את ההכנסה.
מה מרפאת שיניים מפסידה בלי אוטומציה
הנה התמונה במספרים - לפני שמתקנים אותה:
הכאבים שכל מרפאת שיניים מכירה
לא בעיות כלליות של "עסק" - אלא בדיוק מה שקורה במרפאה שלך כל יום:
ביטולים של הרגע האחרון
מטופל מבטל טיפול שורש ל-10:00 בבוקר, והחלון נשאר ריק - כיסא שעובד על ריק זו הכנסה שנעלמת. בלי רשימת המתנה אוטומטית, אף אחד לא ממלא את החור בזמן.
מזכירה כבולה לטלפון
שעות שלמות מתבזבזות על חיוג למטופלים כדי לאשר תורים ולהזכיר להם. במקום לקבל מטופלים בקבלה ולתת שירות - היא תקועה במוקד טלפוני שאפשר לאטמט.
מטופלים שלא חוזרים לטיפול המשך
מי שעשה ניקוי לפני חצי שנה וצריך לחזור, או מטופל באמצע סדרת השתלות - נשכח כי אין מערכת recall שמזכירה לו אוטומטית. כל מטופל כזה הוא הכנסה שיושבת על הגדר.
רשימת המתנה שמנוהלת ביד
מתפנה חלון - והמזכירה מחפשת בדפים מי רצה תור מוקדם יותר. עד שמוצאים ומתקשרים, החלון כבר עבר. רשימת המתנה ידנית פשוט לא מספיקה לקצב.
אין מושג מאיפה מגיעים מטופלים
פנייה מגיעה מהאתר, מפייסבוק, מהמלצה - אבל הכל מתערבב. אי אפשר לדעת איזה ערוץ באמת מביא מטופלים חדשים, אז משווקים בעיניים עצומות.
יומנים לא מסונכרנים בין מרפאים
שיננית, רופא כללי ואורתודונט - כל אחד עם יומן משלו. תיאום בין-מקצועי הופך לכאב ראש, וקל ליצור התנגשויות או חלונות שנשארים פתוחים.
מה BizRunner עושה למרפאה שלך
מערכת אחת שבנויה סביב וואטסאפ - תופרת את האוטומציה לתהליך של מרפאת שיניים.
תיאום תורים אוטומטי
המטופל כותב בוואטסאפ "אני רוצה תור", המערכת בודקת זמינות לפי הרופא והטיפול, מציעה מועדים ומאשרת - בלי שיחת טלפון אחת ובלי תלות בשעות הקבלה.
תזכורות שמורידות ביטולים
תזכורת אוטומטית בוואטסאפ יום ושעתיים לפני התור, עם אפשרות לאשר או לבטל בלחיצה. פחות "שכחתי", פחות אי-הגעות, ויומן שנשאר מלא.
רשימת המתנה חכמה
מתבטל תור? המערכת מציעה אוטומטית את החלון למטופל המתאים מרשימת ההמתנה ומשבצת אותו. החור מתמלא לבד - לפני שבכלל הספקת לשים לב.
Recall - החזרת מטופלים
המערכת מזכירה אוטומטית למי שצריך לחזור: ניקוי חצי-שנתי, המשך סדרת טיפול או בדיקה תקופתית. מטופלים שנשכחו חוזרים לכיסא - וזו הכנסה שכבר הייתה שלך.
CRM ומעקב מטופלים
כל פנייה, שיחה וטיפול נשמרים על כרטיס המטופל. רואים מאיפה הגיע, מה ההיסטוריה ומה השלב הבא - והפניות מכל הערוצים נכנסות למקום אחד מסודר.
איסוף ביקורות גוגל
אחרי טיפול מוצלח, המערכת מזמינה את המטופל המרוצה להשאיר ביקורת גוגל - בזמן הנכון. מוניטין אונליין חזק יותר מביא יותר מטופלים חדשים.
ביטול שמתמלא לבד - במקום כיסא ריק
החלון הריק הוא ההפסד השקט הגדול של מרפאת שיניים. במקום שהמזכירה תרדוף אחרי מחליף, המערכת מזהה את הביטול, בודקת מי ברשימת ההמתנה מתאים לאותו סוג טיפול ומשבצת אותו - עם תזכורת אוטומטית. כך שעת עבודה של רופא לא הולכת לפח, וההכנסה נשמרת בלי שאף אחד הרים טלפון.
וזה קורה בכל ערוץ - מטופל שכותב בוואטסאפ בשתיים בלילה מקבל מענה, נכנס ל-CRM, ומשובץ. שום פנייה לא נופלת בין הכיסאות.
- זיהוי ביטול ומילוי מרשימת ההמתנה - אוטומטי
- שיבוץ לפי סוג הטיפול והרופא הנכון
- תזכורת אוטומטית למטופל המשובץ
- אפס שיחות טלפון, אפס חלונות ריקים
למי במרפאה זה עוזר
אותה מערכת - שלושה אנשים שמרוויחים ממנה כל יום:
לבעל/ת המרפאה
יומן מלא יותר, פחות הכנסה אבודה מביטולים, ותמונת מצב ברורה: כמה מטופלים חדשים נכנסו, מאיזה ערוץ הגיעו, וכמה חזרו לטיפול המשך. סוף-סוף אפשר לקבל החלטות לפי נתונים, לא לפי תחושה.
למזכירה וצוות הקבלה
משתחררים מהטלפון: אישורי תורים, תזכורות ורשימת ההמתנה רצים אוטומטית ברקע. הזמן מתפנה לשירות פנים-אל-פנים ולמטופלים שכבר נמצאים במרפאה - במקום מוקד טלפוני מתיש.
למטופל
קובע תור בוואטסאפ מתי שנוח לו, גם אחרי שעות הפעילות, מקבל תזכורת שלא שוכחים בגללה, ומענה מהיר לכל שאלה. חוויה נוחה כזו היא בדיוק מה שגורם לו לחזור ולהמליץ.
איך מקימים במרפאה
בלי איש IT ובלי להחליף את התוכנה שאתם כבר עובדים איתה.
אפיון המרפאה
מבינים את סוגי הטיפולים, הרופאים ושעות הקבלה - ובונים את כללי התיאום.
הקמה וחיבור
מקימים את הבוט, התזכורות ורשימת ההמתנה, ומחברים לוואטסאפ וליומן.
הדרכת הצוות
המזכירה והצוות לומדים את הממשק הפשוט בעברית - תוך זמן קצר.
היומן מתמלא
המערכת עובדת ברקע - אתם מטפלים, היא מנהלת את התורים.
לא מחליף את תוכנת המרפאה - משלים אותה
אתם ממשיכים לעבוד עם התוכנה הקיימת (RapidOne, SmileCloud, BINA 2000 ועוד). BizRunner מוסיף את שכבת התקשורת והאוטומציה מסביב - וואטסאפ, תזכורות, רשימת המתנה ו-CRM - בלי להעביר נתונים רגישים ובלי לשבש את מה שעובד.
- הקמת בוט וואטסאפ לתיאום ותזכורות
- רשימת המתנה חכמה ומילוי ביטולים
- אוטומציות recall להחזרת מטופלים
- CRM ריכוז פניות מכל הערוצים
- הדרכה, ליווי ותמיכה בעברית
שאלות נפוצות - מרפאות שיניים
זה מתחבר לתוכנת ניהול המרפאה הקיימת שלי?
BizRunner עובד כשכבת תקשורת ואוטומציה לצד התוכנה שלכם (כמו RapidOne, SmileCloud או BINA 2000) - מנהל את הוואטסאפ, התזכורות, רשימת ההמתנה וה-CRM. בהקמה נתאם בדיוק איך זה משתלב בתהליך העבודה הקיים שלכם.
הבוט באמת קובע תורים ומאשר ביטולים לבד?
כן. המטופל כותב בוואטסאפ, הבוט בודק זמינות לפי הרופא והטיפול, מציע מועדים, מאשר, שולח תזכורת - וכשמתבטל תור הוא ממלא אותו מרשימת ההמתנה. מה שדורש החלטה אנושית מועבר לצוות עם הקשר מלא.
כמה זמן לוקח להקים וצריך איש IT?
לא צריך איש IT. ההקמה אורכת בדרך כלל ימים ספורים - אנחנו מקימים, מחברים ומדריכים את הצוות. אתם רק מאשרים תכנים ועושים בדיקה לפני העלייה לאוויר.
מה עם פרטיות ושמירת מידע של מטופלים?
אנחנו עובדים בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, עם הרשאות לפי תפקיד. שכבת התקשורת מנוהלת בנפרד מהרשומה הרפואית שלכם, כך שמידע רפואי רגיש נשאר במערכת הייעודית שלו.
מה קורה כשמטופל מבטל תור?
המערכת מזהה את הביטול, מאתרת מטופל מתאים מרשימת ההמתנה לאותו סוג טיפול ומשבצת אותו אוטומטית - עם תזכורת. החלון מתמלא בלי שיחת טלפון, וההכנסה נשמרת.
כמה זה עולה?
מנוי חודשי גמיש שמתחיל ב-₪300 לחודש, מותאם לגודל המרפאה ולהיקף האוטומציות - בלי עלויות נסתרות. נתחיל מהדגמה קצרה על תהליך העבודה של המרפאה שלכם ונבנה הצעה מדויקת.
פתרונות אוטומציה לפי תחום
אותה מערכת חכמה, מותאמת לתחום שלכם:
את על הטלפון כל היום במרפאה?
אם את מתאמת תורים, מחזירה שיחות ורודפת אחרי ביטולים בין מטופל למטופל, הסוכן החכם יכול לנהל את זה ברקע. הוא קובע תורים בוואטסאפ, שולח תזכורות וממלא חלונות מרשימת ההמתנה, ומשאיר לך את המטופלים שיושבים מולך.
מוכן ליומן מלא ומזכירה משוחררת?
נראה לכם הדגמה חיה של תיאום תורים, תזכורות ורשימת המתנה - על תהליך העבודה של מרפאת שיניים. בלי התחייבות.
לקבלת הדגמה למרפאה